Faktura przelewowa to w praktyce forma kredytu kupieckiego, która pozwala odroczyć płatność za zamówiony towar lub usługę. Jest standardem w transakcjach B2B, gdzie najczęściej spotykany termin na uregulowanie należności wynosi 14 dni od momentu wystawienia dokumentu. Choć daje to dużą elastyczność finansową obu stronom, wiąże się też z określonymi zasadami i ryzykiem. Zrozumienie jej działania pozwala bezpiecznie zarządzać płynnością firmy i budować zaufanie wśród partnerów biznesowych.
Czym jest faktura przelewowa i jak działa kredyt kupiecki?
Faktura przelewowa, zwana też fakturą z odroczonym terminem płatności, to dokument księgowy formalizujący transakcję sprzedaży. Kupujący otrzymuje towar lub usługę od razu, ale termin uregulowania należności może wynosić np. 14, 30 lub nawet 60 dni. Płatność realizowana jest bezgotówkowo przelewem bankowym na wskazane konto.
Ten mechanizm stanowi podstawę popularnej w relacjach B2B formy finansowania, zwanej kredytem kupieckim. Polega on na formalnym odroczeniu terminu płatności, które sprzedawca udziela nabywcy bez udziału banków lub instytucji finansowych. Wystawiona faktura przelewowa jest więc nie tylko dowodem sprzedaży, ale także umową, która daje kupującemu czas na zebranie środków lub sprzedaż towaru, zanim będzie musiał zapłacić.
Zasady wystawiania i elementy obowiązkowe faktury przelewowej
Wystawienie faktury przelewowej przebiega podobnie jak standardowej faktury VAT i podlega tym samym regulacjom. Kluczową różnicą jest wyraźne wskazanie odroczonego terminu zapłaty oraz formy rozliczenia jako przelew bankowy wraz z numerem konta. Te dane formalizują umowę kredytu kupieckiego i odróżniają ją od faktury płatnej gotówką.
Aby faktura przelewowa była poprawna i stanowiła podstawę do rozliczeń podatkowych, musi zawierać wszystkie niezbędne elementy faktury VAT, takie jak:
- pełne dane stron transakcji – nazwy, adresy i numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy,
- numeracja i daty – unikalny numer faktury oraz data wystawienia i sprzedaży,
- opis transakcji – nazwa towaru lub usługi, jednostka miary i ilość, cena jednostkowa netto,
- obliczenia finansowe – wartość netto, stawka i kwota podatku VAT oraz suma należności,
- termin i forma płatności – wskazany termin zapłaty oraz informacja o płatności przelewem wraz z numerem konta bankowego.
W przeciwieństwie do faktury pro forma, która ma charakter informacyjny i ofertowy, faktura przelewowa jest wiążącym dokumentem księgowym i prawnym, a jej wystawienie oznacza powstanie zobowiązania do zapłaty.
Korzyści i wyzwania faktury przelewowej jako formy kredytu kupieckiego
Wykorzystanie faktury przelewowej to rozwiązanie niosące liczne korzyści, ale też pewne ryzyka, które należy starannie ocenić. Z jednej strony pomaga budować relacje biznesowe, z drugiej – może powodować problemy z rentownością i płynnością finansową.
Do najważniejszych zalet należą:
- Poprawa płynności finansowej nabywcy – kupujący zyskuje więcej czasu na zapłatę, co pozwala mu lepiej zarządzać środkami lub sprzedać towar przed uregulowaniem zobowiązania,
- Budowanie trwałych relacji handlowych – odroczona płatność postrzegana jest jako gest zaufania, sprzyjający lojalności i długoterminowej współpracy,
- Zwiększenie konkurencyjności i sprzedaży – dla sprzedawcy to sposób na atrakcyjniejszą ofertę i dotarcie do klientów, którzy cenią elastyczne warunki rozliczeń.
Największym wyzwaniem dla sprzedawcy jest jednak ryzyko opóźnień w płatnościach, co zamraża kapitał obrotowy. Wymaga to systematycznego monitorowania terminów i dodatkowej pracy administracyjnej. Brak zapłaty może skutkować koniecznością wdrożenia działań windykacyjnych, naliczania odsetek za opóźnienie lub skierowania sprawy na drogę sądową.
Praktyczne aspekty stosowania faktury przelewowej w B2B
Stosowanie faktury przelewowej w relacjach B2B opiera się na kilku zasadach, które ułatwiają współpracę i ograniczają ryzyko. Standardowo stosowane terminy płatności to 14 lub 30 dni, choć mogą być one dostosowane do specyfiki branży lub indywidualnych ustaleń. Ważnym ograniczeniem jest ustawowy obowiązek przelewu bankowego dla transakcji przekraczających 15 000 zł brutto.
Bezpieczne stosowanie kredytu kupieckiego wymaga wdrożenia dobrych praktyk. Do najistotniejszych należą:
- precyzyjne określenie warunków płatności w umowie lub na fakturze,
- korzystanie ze sprawdzonych wzorów faktur przelewowych zgodnych z przepisami,
- bieżące monitorowanie spływu należności,
- szybkie reakcje na opóźnienia.
Takie podejście, także na platformach e-commerce (np. Allegro), świadczy o dojrzałości finansowej firmy i pozwala zachować płynność.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Jak prawidłowo wystawić fakturę przelewową?
Aby wystawić fakturę przelewową, należy przygotować dokument analogicznie do standardowej faktury VAT, dodając jednak kluczowe informacje. Najważniejsze jest wskazanie odroczonego terminu płatności oraz formy zapłaty jako przelew bankowy wraz z podaniem numeru konta. Elementy te formalizują udzielenie kredytu kupieckiego.
Czy za fakturę przelewową można zapłacić gotówką?
Chociaż nazwa dokumentu wskazuje na przelew, ostateczna forma uregulowania należności zależy od ustaleń między stronami transakcji. Należy jednak pamiętać, że w przypadku transakcji B2B powyżej 15 000 zł brutto płatność musi być zrealizowana przelewem. Poniżej tej kwoty zapłata gotówką jest dopuszczalna, o ile sprzedawca wyrazi na to zgodę.
Od jakiej kwoty płatność przelewem jest obowiązkowa?
Zgodnie z przepisami, obowiązek dokonania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy transakcji między przedsiębiorcami przekraczających 15 000 zł brutto. Limit ten odnosi się do jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. Wystawienie faktury przelewowej jest więc obligatoryjne w takich przypadkach.
Jaki jest standardowy termin płatności na fakturze przelewowej?
Najczęściej spotykane terminy płatności to 14, 30, a czasem 60 dni, jednak przepisy nie narzucają jednej, konkretnej wartości. Długość odroczenia płatności jest to kwestia indywidualnych ustaleń między sprzedawcą a nabywcą. Zależy ona od polityki firmy, branży oraz wzajemnego zaufania kontrahentów.
Czym różni się faktura przelewowa od faktury pro forma?
Podstawowa różnica polega na ich mocy prawnej i księgowej. Faktura pro forma jest jedynie dokumentem informacyjnym lub ofertą handlową i nie rodzi obowiązku zapłaty, podczas gdy faktura przelewowa jest wiążącym dokumentem księgowym. Jej wystawienie formalnie potwierdza dokonanie transakcji i zobowiązuje nabywcę do uregulowania należności w określonym terminie.
Czy faktura przelewowa jest tym samym co faktura VAT?
Tak, faktura przelewowa, która dokumentuje sprzedaż towarów lub usług opodatkowanych, jest jednocześnie fakturą VAT. Określenie „przelewowa” ma charakter informacyjny i określa jedynie formę oraz termin płatności. Nie zmienia to faktu, że dokument musi spełniać wszystkie wymogi formalne przewidziane dla faktury VAT.
Na czym polega kredyt kupiecki powiązany z fakturą przelewową?
Kredyt kupiecki to forma finansowania transakcji, w której sprzedawca zgadza się na odroczenie terminu zapłaty za towar lub usługę. Faktura przelewowa jest formalnym potwierdzeniem udzielenia takiego kredytu. Pozwala to nabywcy dysponować produktem lub korzystać z usługi, zanim ureguluje za nią należność.
