Potwierdzenie salda to dokument, w którym kontrahent oświadcza, ile Twoim zdaniem powinien Ci zapłacić albo ile Ty jesteś winien jemu. Najczęstszy błąd przy jego czytaniu polega na tym, że patrzy się wyłącznie na kwotę, a nie na stronę, po której została ujęta. Ta sama liczba w Twoich księgach i w księgach kontrahenta oznacza dwie przeciwne rzeczy.
Kto komu wysyła
Potwierdzenie sald inicjuje wierzyciel, czyli ten, który wykazuje należność. Dłużnik nie ma obowiązku występować z takim pismem, choć nic nie stoi na przeszkodzie.
Oznacza to, że jeśli otrzymałeś potwierdzenie, ktoś uważa, że jesteś mu winien pieniądze, i prosi Cię o potwierdzenie tego stanu na wskazany dzień.
Jak odczytać dokument
Sprawdź trzy rzeczy w tej kolejności. Po pierwsze datę, na którą ustalono saldo, bo wszystko dalej odnosi się do tego dnia, a nie do dnia otrzymania pisma.
Po drugie zestawienie dokumentów źródłowych, czyli listę faktur składających się na kwotę. Sama suma nic nie mówi, dopiero pozycje pozwalają porównać ją z własną ewidencją.
Po trzecie stronę salda. Saldo winien u kontrahenta odpowiada saldu ma u Ciebie i odwrotnie, bo ta sama transakcja jest po dwóch stronach zapisana lustrzanie. Pomylenie tego prowadzi do potwierdzania kwot, których się nie jest winnym.
Trzy możliwe odpowiedzi
Potwierdzenie zgodności, gdy kwota i lista dokumentów pokrywają się z Twoimi księgami. Podpisujesz i odsyłasz jeden egzemplarz.
Potwierdzenie z zastrzeżeniami, gdy część pozycji się zgadza, a część nie. Wskazujesz wtedy, które dokumenty uznajesz, a których nie, i podajesz własne saldo. To najczęstsza sytuacja przy większej liczbie transakcji.
Odmowa potwierdzenia, gdy salda w ogóle się nie zgadzają albo nie rozpoznajesz wskazanych dokumentów. Warto ją uzasadnić, bo milczenie i odmowa bez wyjaśnienia wyglądają identycznie dla drugiej strony.
Typowe przyczyny rozbieżności
Płatności w drodze, czyli przelew wysłany przed datą salda, a zaksięgowany po niej. To najczęstsza przyczyna i zwykle wyjaśnia się sama po podaniu daty i kwoty przelewu.
Faktury korygujące ujęte przez jedną stronę, a przez drugą jeszcze nie.
Kompensaty rozliczone jednostronnie, bez potwierdzenia od kontrahenta.
Faktury sporne, których jedna strona nie uznaje. Te wymagają odrębnego wyjaśnienia i nie rozwiąże ich samo potwierdzenie salda.
Milczenie nie oznacza zgody
W obrocie gospodarczym brak odpowiedzi na potwierdzenie salda nie jest jego uznaniem. Wierzyciel nie może traktować milczenia jak akceptacji, choć przy sporze sądowym bywa to argumentem pomocniczym.
Z punktu widzenia inwentaryzacji brak odpowiedzi oznacza natomiast, że nie zinwentaryzowałeś tej pozycji tą metodą i musisz sięgnąć po weryfikację dokumentacji, dokumentując wcześniejszą próbę uzyskania potwierdzenia.
Praktyczna uwaga
Potwierdzenie salda ma znaczenie także poza rachunkowością. Uznanie długu przerywa bieg przedawnienia, więc podpisując dokument, przyznajesz istnienie zobowiązania i licznik zaczyna biec od nowa.
Przy saldach spornych albo bliskich przedawnieniu warto więc przeczytać dokument uważniej niż zwykle, zamiast odsyłać go odruchowo z podpisem.
