Rekompensata wynosi 40 euro przy fakturze do 5000 zł, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł. Przeliczasz ją po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca przed miesiącem terminu płatności. Termin w październiku 2026 r. to kurs z 30 września (4,3672 zł), czyli 174,69 zł za 40 euro.
Dane do noty (opcjonalnie)
Kiedy masz prawo do rekompensaty
Rekompensata dotyczy transakcji handlowej, czyli umowy na odpłatną dostawę towaru albo usługę, którą obie strony zawierają w związku ze swoją działalnością. Faktura dla konsumenta się do tego nie kwalifikuje. Prawo do kwoty w euro dostajesz w tym samym dniu, w którym zaczynają ci przysługiwać odsetki, czyli gdy wykonałeś swoją część umowy, a pieniądze nie wpłynęły w terminie.
Nie musisz dłużnika wcześniej wzywać. Ustawa daje ci rekompensatę bez wezwania, a zapis w umowie, który ją wyłącza albo ogranicza, jest nieważny i zamiast niego działa ustawa. Wystarczy jeden dzień spóźnienia, bo kwota nie zależy od tego, jak długo czekałeś na przelew.
Gdy umówiliście się na płatność w ratach, rekompensata i odsetki należą ci się osobno od każdej niezapłaconej części. Jeśli odzyskanie pieniędzy kosztowało cię więcej niż 40, 70 albo 100 euro, możesz żądać także zwrotu nadwyżki w uzasadnionej wysokości. Samego roszczenia o rekompensatę nie sprzedasz firmie windykacyjnej, bo nie może być zbyte.
Te zasady wynikają z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1790). Ta sama ustawa ogranicza termin zapłaty między firmami do 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej, a ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe.
Gdy płaci podmiot publiczny, termin wynosi najwyżej 30 dni, a w przypadku publicznego podmiotu leczniczego 60 dni. Więcej o tym, jak działa odroczony termin, przeczytasz w tekście o fakturze przelewowej jako kredycie kupieckim.
Kurs z końca poprzedniego miesiąca, nie z dnia przelewu
Do rekompensaty nie bierzesz kursu z dnia zapłaty ani z dnia, w którym wystawiasz notę. Liczy się średni kurs euro z ostatniego dnia roboczego miesiąca przed miesiącem, w którym upłynął termin płatności. To inna reguła niż przy przychodach w walucie, gdzie sięga się po kurs z dnia poprzedzającego, jak opisujemy w tekście o kursie NBP do rozliczenia przychodu.
Porównaj dwie faktury. Pierwsza miała termin płatności we wrześniu 2026 r., więc rekompensatę przeliczasz po kursie z 31 sierpnia: 4,3264 zł (tabela 168/A/NBP/2026). Daje to 173,06 zł za 40 euro, 302,85 zł za 70 euro i 432,64 zł za 100 euro.
Druga faktura miała termin w październiku 2026 r. Tu obowiązuje kurs z 30 września: 4,3672 zł (tabela 190/A/NBP/2026). Rekompensata wynosi wtedy 174,69 zł, 305,70 zł albo 436,72 zł. Obie faktury mogły zostać zapłacone tego samego dnia, a kwoty i tak będą różne, bo decyduje miesiąc terminu.
Stopa odsetek zmienia się dwa razy w roku
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych. Gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy, dodajesz 8 punktów. Ich wysokość nie zmienia się jednak po każdej zmianie stopy referencyjnej. Ustawa każe wziąć stopę referencyjną z 1 stycznia na pierwsze półrocze i z 1 lipca na drugie.
Marcowa obniżka z 4,00% do 3,75% nie zmieniła więc odsetek w pierwszym półroczu. Od 1 stycznia do 30 czerwca 2026 r. wynoszą one 14,00% w skali roku (12,00% dla publicznego podmiotu leczniczego). Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. jest to 13,75% (odpowiednio 11,75%). Na pierwsze półrocze 2027 r. zdecyduje stopa z 1 stycznia 2027 r.
Opóźnienie przez 1 lipca dzielisz na dwa okresy. Faktura na 5000 zł z terminem 20 czerwca 2026 r., zapłacona 10 lipca. Za 10 dni w czerwcu liczysz 14,00%, czyli 19,18 zł, a za 10 dni w lipcu 13,75%, czyli 18,84 zł. Do tego 40 euro po kursie 4,2322 zł z 29 maja (tabela 103/A/NBP/2026), czyli 169,29 zł. Razem 207,31 zł.
Ten przykład pokazuje jeszcze jedną rzecz. Faktura na dokładnie 5000 zł zostaje przy 40 euro, bo 70 euro przysługuje dopiero powyżej tej kwoty. Wysokość odsetek na kolejne półrocza minister ogłasza w obwieszczeniu w „Monitorze Polskim”.
Dwa przykłady policzone od początku do końca
Faktura na 12 300 zł miała termin 15 września 2026 r., a klient zapłacił 14 października. Opóźnienie trwało 29 dni. Odsetki po 13,75% to 134,37 zł. Rekompensata wynosi 70 euro po kursie z 31 sierpnia, czyli 302,85 zł. W nocie wpisujesz razem 437,22 zł.
Drugi przypadek: faktura na 50 000 zł dla publicznego podmiotu leczniczego, termin 1 października 2026 r., brak wpłaty do 14 października. Za 13 dni po 11,75% wychodzi 209,25 zł odsetek. Rekompensata to 100 euro po kursie z 30 września, czyli 436,72 zł. Razem 645,97 zł za niecałe dwa tygodnie spóźnienia. W przykładzie z czerwca rekompensata była wyższa niż odsetki.
Jak wystawić notę i co w niej wpisać
Nota odsetkowa to zwykły dokument, w którym zestawiasz należne kwoty i podstawę prawną. Szerzej o samym dokumencie piszemy w tekście o nocie księgowej. W nocie o odsetkach powinny się znaleźć:
- numer faktury, jej kwota brutto i termin płatności,
- data zapłaty albo informacja, że faktura nadal czeka na przelew,
- odsetki z liczbą dni i stopą dla każdego półrocza,
- rekompensata w euro, kurs NBP, jego data i numer tabeli oraz kwota w złotych,
- suma do zapłaty.
W generatorze powyżej wpisujesz kwotę, termin i datę zapłaty, a on sam dobiera kurs i stopy, po czym składa treść noty. Możesz ją skopiować do maila albo zapisać jako PDF i wysłać dłużnikowi. Jeśli faktura wciąż nie jest zapłacona, policz odsetki ponownie w dniu, w którym pieniądze wpłyną, bo rosną z każdym dniem.
