Formularz VIU-R to urzędowe zgłoszenie informujące stosowane w procedurze OSS, które umożliwia rejestrację, wyrejestrowanie lub aktualizację danych podatnika VAT – składane do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Od 1 lutego 2025 r. można złożyć go przez e-Urząd Skarbowy bez podpisu kwalifikowanego. To rozwiązanie szczególnie przydatne dla przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi na odległość w UE, którzy chcą uniknąć osobnej rejestracji VAT w każdym kraju członkowskim.
Czym jest VIU-R i do czego służy?
VIU-R to urzędowy formularz podatkowy stosowany w ramach unijnej procedury OSS (One Stop Shop). Służy do rejestracji, aktualizacji danych lub wyrejestrowania podatnika z tej procedury – wyłącznie, gdy państwem członkowskim identyfikacji jest Polska.
Formularz VIU-R nie jest produktem komercyjnym ani nazwą usługi – to wyłącznie dokument administracyjny wydany przez polskie organy podatkowe. Występuje w wersjach dostosowanych do kolejnych zmian prawa: pierwsza weszła w życie 1 kwietnia 2021 r., następna – 1 stycznia 2022 r. Każda wersja odzwierciedla aktualne wymogi rejestracyjne wynikające z przepisów unijnych i krajowych.
Innymi słowy, zgłoszenie VIU-R pełni funkcję „okna wejścia” do systemu OSS w Polsce: bez jego prawidłowego złożenia podatnik nie może korzystać z uproszczonego rozliczania VAT od sprzedaży transgranicznej w całej Unii Europejskiej za pośrednictwem jednego urzędu skarbowego.
Procedura OSS – jak działa uproszczone rozliczanie VAT?
OSS (One Stop Shop) eliminuje konieczność rejestracji do VAT w każdym kraju Unii Europejskiej osobno. Dzięki tej procedurze przedsiębiorca rozlicza podatek należny w wielu państwach członkowskich za pośrednictwem jednego urzędu skarbowego – tego w kraju swojej identyfikacji.
Zasada działania jest następująca: sprzedawca rejestruje się w OSS w jednym państwie członkowskim (w Polsce – przez formularz VIU-R), a następnie składa kwartalne deklaracje obejmujące transakcje z klientami z całej Unii. Właściwa deklaracja VAT dla podatników zarejestrowanych w polskim systemie OSS to VIU-DO, którą składa się co kwartał – nie miesięcznie jak standardowe deklaracje VAT-7.
Z procedury OSS korzystają przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową towarów lub świadczący usługi na odległość konsumentom w innych krajach UE. Bez tej procedury każda sprzedaż przekraczająca próg rejestracyjny w danym kraju wymagałaby osobnej rejestracji, osobnych deklaracji i rozliczeń w lokalnym języku oraz walucie. OSS zastępuje to wszystko jednym zgłoszeniem i jedną deklaracją w Polsce.
Kto i kiedy powinien złożyć formularz VIU-R?
Z formularza VIU-R korzystają podatnicy VAT sprzedający towary lub usługi na odległość konsumentom w innych państwach Unii Europejskiej, którzy wybrali Polskę jako kraj identyfikacji w procedurze OSS. Dotyczy to zarówno wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO), jak i świadczenia usług transgranicznych na rzecz osób niebędących podatnikami (B2C).
Formularz składa się w trzech sytuacjach:
- rejestracja do procedury OSS – gdy przedsiębiorca chce rozpocząć rozliczanie VAT transgranicznego za pośrednictwem jednego urzędu skarbowego w Polsce,
- aktualizacja danych – gdy zmieniają się informacje podatnika już zarejestrowanego w OSS (np. adres siedziby, dane kontaktowe, numer identyfikacji podatkowej),
- wyrejestrowanie z procedury – gdy przedsiębiorca rezygnuje z OSS lub traci prawo do korzystania z tej procedury.
Termin złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VIU-R zależy od momentu przekroczenia progu sprzedaży: formularz należy złożyć do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym próg ten został przekroczony. Zgłoszenie aktualizacyjne i wyrejestrowanie mają odrębne terminy wynikające z przepisów – warto sprawdzić ich dokładne daty bezpośrednio w regulacjach lub u właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Gdzie i jak złożyć VIU-R?
Formularz VIU-R składa się wyłącznie do jednego urzędu w Polsce – Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Jest to urząd właściwy dla wszystkich podatników korzystających z procedury OSS, niezależnie od miejsca siedziby firmy czy jej numeru NIP.
Dostępne są dwie drogi złożenia dokumentu:
- e-Urząd Skarbowy – dostępny od 1 lutego 2025 r.; złożenie tą drogą nie wymaga podpisu kwalifikowanego, ponieważ dokument opatruje pieczęcią Szef KAS,
- system e-Deklaracje – nadal dostępny kanał elektroniczny, z którego można korzystać równolegle z nową ścieżką przez e-Urząd Skarbowy.
Brak wymogu podpisu kwalifikowanego przy składaniu VIU-R przez e-Urząd Skarbowy upraszcza całą procedurę rejestracji – wystarczy zalogowanie się do systemu bez konieczności posiadania dodatkowych narzędzi kryptograficznych.
