Data sprzedaży i data wystawienia to na fakturze dwie różne pozycje i tylko jedna z nich decyduje o tym, w którym okresie rozliczasz VAT. Mylenie ich jest jednym z najczęstszych błędów przy fakturach wystawianych na przełomie miesiąca.
Która data rządzi rozliczeniem
Obowiązek podatkowy w VAT powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towaru albo wykonania usługi, czyli w dacie sprzedaży. Data wystawienia dokumentu jest wtórna.
Dlatego faktura wystawiona 3 lutego za usługę wykonaną 28 stycznia trafia do rozliczenia za styczeń, a nie za luty. To właśnie ten przypadek generuje najwięcej pomyłek, bo księgowanie odbywa się według daty na górze dokumentu, a powinno według daty sprzedaży.
Od tej zasady istnieją wyjątki, w których obowiązek powstaje w innym momencie, na przykład przy niektórych usługach rozliczanych okresowo albo przy otrzymaniu zaliczki. Jeśli Twoja branża należy do tych szczególnych, sprawdź to osobno, bo reguła ogólna wtedy nie wystarczy.
Kiedy daty mogą się różnić
Fakturę wystawia się co do zasady nie później niż piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. Nie wcześniej natomiast niż na określoną liczbę dni przed dostawą, co ogranicza wystawianie faktur mocno z wyprzedzeniem.
Oznacza to, że różnica między datami jest normalna i sama w sobie nie jest błędem. Błędem jest dopiero ujęcie faktury w niewłaściwym okresie.
Kiedy daty muszą być takie same
Przy sprzedaży dokumentowanej w momencie wydania towaru, na przykład przy sprzedaży z ręki do ręki, obie daty są tożsame i wtedy część systemów pozwala pominąć datę sprzedaży. Jeśli jest identyczna z datą wystawienia, nie trzeba jej powtarzać, choć wpisanie jej nie jest błędem.
Co zrobić z błędną datą
Data sprzedaży jest elementem, którego nie poprawia się notą korygującą. Notą nabywca może poprawić drobne pomyłki, takie jak literówka w nazwie czy błędny adres, ale nie dane wpływające na rozliczenie.
Zmiana daty sprzedaży wymaga faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę. Jeśli błąd przesunął fakturę do złego okresu, korekta wraca do okresu właściwego, a nie do bieżącego.
Praktyczny nawyk na przełom miesiąca
Przy fakturach wystawianych w pierwszych dniach miesiąca warto wyrobić sobie odruch sprawdzania, czego dotyczą. Jeśli usługa została wykonana w poprzednim miesiącu, dokument należy do poprzedniego okresu, niezależnie od tego, kiedy powstał.
Przy przyjmowaniu faktur od kontrahentów działa to tak samo. Faktura otrzymana w lutym za styczniową dostawę odnosi się do stycznia i jeśli w Twoich księgach wpadnie do lutego, przy kontroli zestawienia się nie zgodzą.
Terminy i przypadki szczególne warto weryfikować w aktualnym brzmieniu ustawy o VAT, bo przepisy dotyczące fakturowania są nowelizowane, a informacje krążące w sieci bywają sprzed zmian.
