Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML, wystawiany i odbierany przez Krajowy System e-Faktur. Różni się od PDF-a wysłanego mailem tym, że nie jest plikiem, którym się wymieniasz, tylko zapisem w centralnej bazie. Data jej wystawienia to data przesłania do systemu, a nie moment kliknięcia w Twoim programie.
Czym różni się od zwykłej faktury elektronicznej
Zwykła faktura elektroniczna to dowolny plik uzgodniony z kontrahentem, najczęściej PDF. Wysyłasz go mailem, kontrahent zapisuje u siebie, a dowodem doręczenia jest korespondencja.
Faktura ustrukturyzowana ma z góry określoną strukturę pól i trafia do systemu, skąd odbiorca ją pobiera. Nie musisz jej wysyłać kontrahentowi, bo on ma do niej dostęp w systemie z chwilą jej przyjęcia.
Każdy dokument otrzymuje numer identyfikujący nadany przez system i to on jest punktem odniesienia przy późniejszych korektach oraz przy kontroli.
Co się zmienia w praktyce
Znika spór o to, czy faktura dotarła. System odnotowuje moment przyjęcia dokumentu, więc dowód jest po obu stronach identyczny.
Znika też potrzeba osobnego przechowywania. Dokumenty są dostępne w systemie przez określony okres, co zdejmuje obowiązek archiwizacji papierowej i własnych kopii, choć w praktyce większość firm i tak trzyma własne zapisy.
Pojawia się natomiast twarda zależność od dostępności systemu i od poprawności danych. Dokument z błędem w strukturze zostanie odrzucony, a nie przyjęty warunkowo, więc błąd wychodzi natychmiast, a nie po miesiącu.
Numer identyfikacyjny nabywcy ma teraz większe znaczenie
W systemie dokument trafia do konkretnego podmiotu na podstawie numeru identyfikacji podatkowej. Pomyłka w tym polu oznacza, że kontrahent go nie zobaczy, choć formalnie faktura została wystawiona.
Dlatego weryfikacja numeru kontrahenta przed wystawieniem staje się ważniejsza niż przy fakturach mailowych, gdzie błąd wychodził dopiero przy księgowaniu.
Korekty
Korekta faktury ustrukturyzowanej również jest ustrukturyzowana i odwołuje się do numeru dokumentu pierwotnego. Nie da się skorygować w systemie faktury, której w nim nie ma, więc dokumenty wystawione poza systemem koryguje się na dotychczasowych zasadach.
To prowadzi do okresu przejściowego, w którym firma prowadzi dwa równoległe obiegi. Warto zaplanować, kto w organizacji pilnuje którego, zanim przejście stanie się obowiązkowe.
Do czego się przygotować
Sprawdź, czy Twój program księgowy obsługuje wysyłkę i odbiór w wymaganym formacie oraz czy robi to automatycznie, czy przez eksport pliku. To różnica między kilkoma kliknięciami dziennie a ręczną pracą.
Ustal uprawnienia. Dostęp do systemu nadaje się osobom i podmiotom, na przykład biuru rachunkowemu, i bez tego księgowa nie zobaczy Twoich dokumentów.
Przećwicz odrzucenie. Warto wiedzieć wcześniej, jak wygląda komunikat o błędzie w Twoim programie i kto na niego reaguje, bo przy terminach miesięcznych nie ma czasu na uczenie się tego w praktyce.
Terminy wejścia obowiązku i zakres podmiotów objętych systemem były już zmieniane, więc aktualny harmonogram sprawdzaj bezpośrednio na stronach Ministerstwa Finansów, a nie w artykułach sprzed kilku miesięcy.
