Inwentaryzacja to nie to samo co remanent w księdze przychodów i rozchodów. Dotyczy podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe i obejmuje nie tylko zapasy, ale też środki pieniężne, należności, zobowiązania i majątek trwały. Ustawa o rachunkowości przewiduje dla nich trzy różne metody i dobór metody nie jest dowolny.
Trzy metody i kiedy którą stosować
Spis z natury. Fizyczne policzenie, zmierzenie albo zważenie. Stosuje się go do aktywów, które da się dotknąć: zapasów, gotówki w kasie, środków trwałych dostępnych do oglądu, materiałów.
Potwierdzenie sald. Uzgodnienie stanu z kontrahentem albo z bankiem. Tą drogą inwentaryzuje się środki na rachunkach, należności od odbiorców, udzielone pożyczki oraz własne składniki powierzone innym podmiotom.
Weryfikacja dokumentacji. Porównanie zapisów w księgach z dokumentami źródłowymi. Stosuje się ją tam, gdzie dwie pierwsze metody są niemożliwe, na przykład przy gruntach, wartościach niematerialnych, rozrachunkach publicznoprawnych, rezerwach czy należnościach spornych.
Metody nie są zamienne. Zinwentaryzowanie należności od kontrahenta samą weryfikacją dokumentów, zamiast potwierdzeniem salda, jest uchybieniem, nawet jeśli kwota się zgadza.
Terminy
Zasadą jest przeprowadzenie na ostatni dzień roku obrotowego. Ustawa dopuszcza jednak rozpoczęcie wcześniej i zakończenie po tej dacie, w określonym oknie czasowym, pod warunkiem ustalenia stanu przez dopisanie lub odpisanie obrotów między datą spisu a dniem bilansowym.
Dla części składników przewidziano dłuższe cykle, na przykład dla środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym oraz dla zapasów objętych ewidencją ilościowo-wartościową na składowiskach strzeżonych. Warunki tych wyjątków są ściśle określone, więc korzystanie z nich wymaga sprawdzenia, czy się do nich kwalifikujesz.
Kto może uczestniczyć
Osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie nie powinna być członkiem zespołu spisowego liczącego to mienie. Ma prawo być obecna przy spisie i podpisać arkusze, ale nie może liczyć własnego stanu.
To wymóg, którego naruszenie najczęściej podważa wiarygodność całej inwentaryzacji, bo znosi jej kontrolny sens.
Różnice inwentaryzacyjne
Niedobór, czyli stan faktyczny niższy od księgowego, oraz nadwyżka wymagają wyjaśnienia i rozliczenia w księgach roku, którego dotyczyła inwentaryzacja. Nie można ich przenieść na kolejny rok.
Niedobory dzieli się na zawinione i niezawinione, a od tej kwalifikacji zależy sposób rozliczenia oraz kwestia dochodzenia od osoby odpowiedzialnej. Ubytki naturalne, mieszczące się w ustalonych normach, rozlicza się osobno i nie traktuje jak niedoboru.
Dokumentacja, która chroni przy kontroli
Zarządzenie kierownika jednostki o przeprowadzeniu inwentaryzacji, z terminem, zakresem i składem zespołów. Arkusze spisowe z numeracją. Protokoły z rozliczenia różnic. Potwierdzenia sald z odpowiedziami kontrahentów, także tymi negatywnymi.
Brakujące potwierdzenie salda od jednego kontrahenta nie przekreśla inwentaryzacji, o ile udokumentowałeś próbę uzyskania go i zweryfikowałeś saldo inną drogą. Brak jakiegokolwiek śladu takiej próby już tak.
